Pergantian bendahara adalah momen rawan: saldo “katanya cocok”, password tersebar, pajak belum dilaporkan, dan vendor menagih invoice yang tidak ketemu. Serah terima tertulis melindungi pengurus lama, pengurus baru, dan yayasan.

Lakukan serah terima seperti audit mini — bukan sekadar serah kunci laci.

Kapan Wajib Dilakukan

  • Akhir masa bakti / SK pergantian pengurus
  • Pengunduran diri bendahara
  • Rotasi antar unit (kampus pusat ↔ unit)
  • Sebelum cuti panjang tanpa access control yang aman

Checklist Saldo & Rekening

  • [ ] Saldo kas tunai dihitung bersama (dual control) + berita acara
  • [ ] Saldo setiap rekening bank vs rekening koran tanggal cut-off
  • [ ] Daftar deposito / investasi jangka pendek (bila ada)
  • [ ] Rekonsiliasi bank bulan berjalan selesai atau dilampirkan status outstanding
  • [ ] Daftar cek/giro dalam perjalanan (jika masih dipakai)

Checklist Dokumen Keuangan

  • [ ] Buku kas/bank atau ekspor sistem sampai cut-off
  • [ ] Neraca saldo & laporan bulanan terakhir yang sudah diserahkan pengurus
  • [ ] Daftar piutang SPP (aging)
  • [ ] Daftar utang usaha open
  • [ ] Register aset tetap / inventaris ringkas
  • [ ] File kontrak vendor aktif
  • [ ] Arsip pajak: bukti potong, bukti setor, SPT Masa, folder Coretax/akses

Checklist Akses & Keamanan

  • [ ] Ganti password: banking, email bendahara, software akuntansi, Coretax/DJP Online
  • [ ] Cabut akses user lama; buat user baru dengan hak sesuai wewenang
  • [ ] Daftar token/OTP/hardware key yang diserahkan
  • [ ] Update specimen tanda tangan bank (jika perlu)

Berita Acara Minimal

Cantumkan:

  1. Tanggal & jam cut-off
  2. Nama & jabatan pihak menyerahkan / menerima / saksi (pengawas idealnya)
  3. Nilai kas & bank per rekening
  4. Daftar temuan terbuka (pajak terlambat, selisih, invoice hilang)
  5. Lampiran file (USB/cloud folder khusus serah terima)
  6. Tanda tangan basah/digital

Temuan yang Sering Ketahuan Saat Serah Terima

  • Petty cash tidak pernah diisi ulang secara formal
  • Pajak masa belum lapor meski sudah dipotong
  • Invoice vendor “di WhatsApp pribadi” belum masuk sistem
  • Dana terikat tercampur di rekening operasional

Catat sebagai open item dengan target penyelesaian — jangan dipaksa “nol masalah” di atas kertas.

Tips agar Tidak Drama

  • Cut-off di akhir bulan atau akhir pekan yang sepi transaksi.
  • Kerjakan berdua + 1 saksi, bukan sendirian.
  • Simpan salinan berita acara di sekretariat pengurus, bukan hanya di laptop bendahara.
  • 30 hari pertama, bendahara baru boleh “shadow” untuk pertanyaan operasional.

Serah terima yang rapi adalah kontrol tata kelola — sekaligus bentuk hormat kepada pengurus yang akan datang.

Kelola keuangan yayasan pendidikan Anda lebih mudah dengan SIKUAT. Coba demo gratis dan lihat bagaimana SIKUAT membantu penyusunan laporan keuangan, workflow approval berjenjang, dan konsolidasi antar-unit berjalan lebih efisien.